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如何進行一次高效會議管理?

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來源︰樂橙下載app平台聯展網     編輯︰andy     更新時間︰2018-10-12
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    最佳答案
  • 1、在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的。會議不論大小、規模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,並要讓參會人員知曉,並提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發放並叮囑參會人員閱。

    2、參會人員範圍一定要準確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者範圍既不能過大也不能過小。人數過多,表達意見過多、分散,不易形成統一意見,而且也容易造成會議時間的冗長;人數過少,不能有效收集意見。

    3、做好會議前的準備工作。會議前準備工作應包括發放會議通知,通知內容全面,應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等,同時要確保發放到位,避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現。會議現場的布置(包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式)、調試好燈光、音響、空調等電子設備。

    4、會議過程中,要充分發揮主持人的協調作用。合理安排次序,一般重要的議題放在前面討論。在開會時,要注意緊緊圍繞會議議題發言,同時要控制好發言時間,有的企業為了控制時間,設置鬧鐘、提示器等設備進行提示,當發言人離題太遠,也可以提醒主持人制止。當會議議題爭論不下時,主持人應及時進行會場協調,保證會議順利進行。

    5、會議過程中,還有做好服務。例如每隔一段時間就要讓服務人員續水、會議有時需要臨時增加與會人員,應及時通知等等,還有就是突發情況的及時處置。

    6、會議結束後。有些重要的會議,還需要在會後形成紀要,應督促會議記錄人員及時整理會議紀要,呈送相關領導審閱、下發。同時要根據會議記錄的決議事項,加強執行監督。

    7、會議最後形成的會議文件要及時歸檔。別忘了,對于會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思,有哪些環節做得不夠好,有哪些環節做的好,及時總結,慢慢制定出會議組織的標準流程,這樣既能節約時間、提高效率,也避免遺漏事項。 諾達名師高效會議管理

    更新時間︰2018-10-12 495
  • 我們都知道很多會議持續的時間都比較長,領導在開會的時候總會說我再講十分鐘就結束會議,結果往往一講就是一兩個小時,從而給與會者形成了一個固有思想,那就是︰反正會議時間那麼長,可以不必急于思考,不必急于承擔任務,也不必往下進行,就會造成會議拖延的情況,這種情況下,與會者的思想是懶散的,因此會議也是低效的。而解決這種狀況的辦法就是站著開會,如果你是站著開會,就會更加有時間緊迫感,就會開門見山的講你要說的內容,快點結束會議。這樣的會議一般都不會超過30分鐘就完成。而且這樣的開會方式不僅高效還能更多的節約會議時間,從而使會議更富成效。

    更新時間︰2018-10-12 180

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